De har valgt å delegere HMS-ansvaret ut fra Østre Aker vei og nedover i organisasjonen til hver virksomhetsleder. Så godt syns Arbeidstilsynet om HMS-systemet, at Optimera i november fikk prøvetilsyn som ledd i opplæring av tilsynets egne ansatte.

Større eierskap

Optimera er Norges største aktør innen salg og distribusjon av byggevarer, trelast og interiør, med 94 utsalgssteder, 2000 ansatte og nærmere 7 milliarder i omsetning. Virksomheten innbefatter Optimera Proff, Optimera Industri, Optimera Engros, Optimera Byggsystemer og kjedene Montér og Trend. Som Norges største aktør innen salg og distribusjon av byggevarer, er Optimera også en del av bygg- og anleggsbransjen. Dette er en bransje preget av fysisk arbeid, tunge løft og utstrakt maskinbruk, noe som innebærer en risiko for helse, miljø og sikkerhet. For eksempel er truck blant byggevarebransjens viktigste hjelpemidler, med tilhørende risiko for skader.

– Mange bedrifter organiserer HMS-arbeidet slik at en egen HMS-konsulent reiser rundt og gjennomfører internkontrollsystemet for avdelingene. I Optimera ønsker vi at lederne knytter et større eierskap til HMS-arbeidet enn som så, sier HMS-konsulent Stine Garli.

Gode rutiner

Hun påpeker at man er en stor organisasjon, med 95 avdelinger og rundt 2.500 ansatte.

- For at ledere og ansatte ute på avdelingene skal knytte et større eierskap til HMS, er gjennomføringen delegert ned på linjenivå, forteller Garli, og forklarer at lederne har ansvar for gjennomføringen av HMS-arbeidet, på lik linje som andre driftsområder med resultatforventning.

– Den viktigste jobben vi i HR-teamet har, er å legge til rette for gode rutiner, tilgjengeliggjøre arbeidsverktøy som kreves, være et veiledende organ og være tilstede ute på avdelingene, påpeker Garlie.

Mer enn et byggevareutsalg

Arbeidstilsynet har fokus på HMS i bygg- og anleggsbransjen. I august 2012 var tilsynet hos Optimera for å se nærmere på de styrende dokumentene for Internkontrollsystemet. Så godt fornøyd var tilsynet, at de vendte tilbake i november for å gjennomføre et prøvetilsyn i forbindelse med opplæring av egne ansatte. HMS-arbeidet til Optimera reflekterer virksomhetens strategi om å være noe mer for både profesjonelle og private kunder enn et byggevareutsalg. Byggevarehusene er plattformen i pyramiden som også dekker logistikktjenester, elementhus, tegning/konstruksjon, byggesøknader, tomteutvikling m.m. Optimera har dessuten også tatt mål av seg til å være blant de aller sterkeste i bransjen på HMS.

– Til enkelte bedrifter får du knapt levert en spiker uten at hele verdikjeden er spesifisert og dokumentert. Vi har mange kunder som blir stilt overfor slike krav. HMS handler derfor om å ha styring og kontroll, men også om i det hele tatt å kunne bli vurdert som leverandør, sier Stine Garlie.

– Det tradisjonelle tankesettet er fortsatt at alt skal være i permer og papirer. For å sikre tilgjengelighet, oppdatering og bruk, legger vi derimot til grunn at alt som lar seg gjøre skal være elektronisk.

Hovedpunkter i Optimera sin HMS-strategi:

• Først på agendaen; på ledermøter og personalmøter

• Ut og ned; ansvar og gjennomføring ligger på virksomhetslederne

• Resultatansvar; på linje med andre driftsområder. Avvik, nestenulykker m.m.

• Årlig HMS-dag; alle avdelinger involveres i særskilt tema, brannsikkerhet i 2012

• Kontroll; to avdelinger per region får hvert år HMS-ansvarlige i Optimera på besøk

• Tilgjengelig; elektronisk, ikke papir-basert