Arbeidsrett – nye konsernregler og innstramming i innleieregler

Av Julie Reinfjord (senior associate), Lars Martin Sandanger (associate), Fred Arthur Andersen (partner) og Kjetil Vågen (partner) i Advokatfirmaet CLP DA

Endringene medfører at foretak som inngår i samme konsern får flere felles plikter på tvers av de juridiske enhetene i konsernet, blant annet ved nedbemanning og spørsmål om fortrinnsrett. Dette stiller krav til nye og gode rutiner på tvers av konsernet. Selskap som benytter seg av innleie fra bemanningsforetak, herunder innleie av konsulenter til prosjekter, må tilpasse innleie til de nye reglene. Advokatfirmaet CLP gir her en nærmere oversikt over innholdet i de nye reglene og hvilke tiltak din virksomhet må iverksette.

De nye konsernreglene – hva med det enkelte foretaks uavhengighet?

Stortinget har foreslått, og forventes i løpet av de neste par ukene å vedta, nye regler i arbeidsmiljøloven som innebærer at arbeidsgiveransvaret i konsernforhold utvides. Reglene vil ha særlig relevans i situasjoner hvor et foretak som er del av et konsern foretar nedbemanninger, men vil også ha relevans på andre måter, se nærmere under. Reglene retter seg primært mot konsern som i realiteten utgjør én økonomisk enhet og hvor konsernforetakene i større eller mindre grad har en relasjon til hverandre, som typisk vil kunne være tilfellet for foretak i retailbransjen.

Konsernreglene skal kun gjelde norske konsernforetak. Med konsern menes morforetak og ett eller flere datterforetak, der morforetaket har bestemmende innflytelse over datterforetaket. For retailbransjen vil dette som utgangspunkt være når et morselskap er majoritetseier. Franchisetakere inngår ikke i franchisegivers konsern, med mindre franchisegiver er majoritetseier. Reglene får også anvendelse for franchisetakere som eier flere selskap i samme konsern. Noen av de viktigste endringene er:

· Nye informasjons- og drøftelsesplikter

Innføring av informasjons- og drøftelsesplikter på konsernnivå for konsern som til sammen sysselsetter minst 50 arbeidstakere. Endringene innebærer at morforetaket plikter å etablere rammer for samarbeid, informasjon og drøfting mellom foretakene i konsernet og arbeidstakerne i konsernet, eksempelvis gjennom et samarbeidsorgan der både ledelsen og arbeidstakerne i de ulike konsernforetakene er representert. Ettersom pliktene først inntreffer der konsern til sammen sysselsetter minst 50 ansatte, bør morselskapet ha oversikt over alle datterselskaper og antall ansatte.

· Plikten til å tilby annet passende arbeid utvides

Arbeidsgivers plikt til å tilby annet passende arbeid for at en oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold, f.eks. ved nedbemanninger eller restruktureringer, skal anses som saklig begrunnet utvides til å gjelde hele arbeidsgivers konsern. Plikten gjelder alle konsernforetak på oppsigelsestidspunktet.

Plikten gjelder kun ledige stillinger som arbeidstaker er kvalifisert til ellers i konsernet, og konsernforetakenes plikt er sekundær til arbeidsgivers. Dette betyr at konsernforetakene kun plikter å tilby annet passende arbeid til en arbeidstaker på konsernnivå dersom arbeidsgiver ikke har annet passende arbeid i arbeidsgiver å tilby arbeidstaker. Hvis det er tilfelle, plikter arbeidsgiver å undersøke om det finnes aktuelle stillinger på konsernnivå og konsernforetakene får i slikt tilfelle en plikt til å tilby disse stillingene selv om arbeidstaker ikke er den best kvalifiserte til stillingen. Når et konsernforetak beslutter nedbemanninger, vil foretaket med andre ord måtte ha øynene åpne for hvorvidt det finnes annet passende arbeid å tilby arbeidstaker ellers i konsernet.

Det vil være mulig å avgrense kretsen av konsernforetak som omfattes av plikten til å tilby annet passende arbeid dersom det er saklig begrunnet, og både behovet og kriteriene for slik avgrensning er diskutert med arbeidstakernes tillitsvalgte før arbeidsgiver fatter endelig beslutning om dette. Som eksempler på saklige begrunnede avgrensninger nevner lovgiver geografiske forhold, bransje og sektor. For mange retailere vil det trolig være geografi som kan være mest aktuelt, ettersom konsernforetakene typisk opererer innenfor samme bransje.

· Arbeidstakers fortrinnsrett utvides

Arbeidstakers fortrinnsrett i ett år fra oppsigelsestidens utløp ved oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold utvides til å gjelde alle foretak som inngår i arbeidsgivers konsern til enhver tid, inkludert eventuelle endringer eller utvidelser etter oppsigelsestidspunktet. Det vil si at en arbeidstaker som er blitt sagt opp i forbindelse med en nedbemanning i prinsippet vil ha fortrinnsrett i forbindelse med ansettelser i hele konsernet i en periode på ett år.

I likhet med plikten til å tilby annet passende arbeid, gjelder arbeidstakers fortrinnsrett imidlertid bare ledige stillinger som arbeidstaker er kvalifisert til, og den er videre sekundær på konsernnivå. Dette betyr at arbeidstaker først og fremst har fortrinnsrett til stillinger i arbeidsgiver. Fortrinnsretten på konsernnivå bortfaller dersom arbeidstaker ikke aksepterer tilbud om annet passende arbeid i konsernet, mens fortrinnsretten i arbeidsgiver består så lenge arbeidstaker ikke har blitt tilbudt annet passende arbeid i arbeidsgiver.

Konsernforetak med ledige stillinger plikter ikke å kontakte enhver person med fortrinnsrett på konsernnivå, men plikter å tilgjengeliggjøre informasjon om ledige stillinger på en hensiktsmessig måte slik at konsernpliktene kan overholdes.

Utvidelsen av arbeidstakers fortrinnsrett har også betydning for formkravene til oppsigelser begrunnet i virksomhetens forhold. Slike oppsigelser må inneholde opplysninger om arbeidstakers fortrinnsrett på konsernnivå og opplysninger om hvilke foretak som inngår i konsernet på oppsigelsestidspunktet.

De nye reglene stiller større krav til samhandling mellom konsernforetakene. Konsernet må etablere gode rutiner for å unngå unødvendig omstendelige nedbemanningsprosesser og for dokumentasjon av konsernets oppfyllelse av forpliktelsene for å unngå at oppsigelser i nedbemanningsprosesser kjennes ugyldige og andre konsernforetak misligholder sin plikt til å tilgjengeliggjøre og tilby oppsagt arbeidstaker stilling som arbeidstaker har fortrinnsrett til. Foretak i retailbransjen har en fordel ved at de ofte har kjennskap til og systemer på konsernnivå for en viss samhandling med morforetak og eventuelt søsterforetak fra tidligere. Dette gjør at innføring av større konsernfunksjoner, -systemer og -ansvar trolig vil være enklere for de fleste virksomheter innenfor retailbransjen enn andre bransjer.

De nye konsernreglene er foreløpig ikke endelig vedtatt, men forventes vedtatt i løpet av de neste par ukene og å tre i kraft i løpet av 2023.

Hva innebærer innstrammingene av innleiereglene for retailbransjen?

I desember 2022 vedtok Stortinget vesentlige innstramminger i reglene for innleie fra bemanningsforetak, samtidig som grensen mellom innleie og tjenesteleveranser (f.eks. entreprise) ble lovfestet. Den viktigste endringen kan kort forklares med at virksomheters adgang til å leie inn arbeidskraft fra bemanningsforetak ved arbeid av "midlertidig karakter", slik som prosjekt- og sesongbasert arbeid, fjernes. Det fører til at mye av innleien fra bemanningsforetak som skjer i dag, vil bli forbudt, og at virksomheter fremover i praksis bare vil kunne leie inn arbeidskraft fra bemanningsforetak ved behov for vikariat.

Et snevert unntak fra innstrammingen, som vil være praktisk viktig for de fleste retailvirksomheter, er adgangen til innleie av spesialkompetanse som skal utføre rådgivnings- og konsulenttjenester i klart avgrenset prosjekt, f.eks. IT, teknologi, media, PR, strategi, osv. Retailere vil ofte ikke ha varig behov for slik spesialkompetanse eller tilstrekkelig med arbeid til å fylle faste stillinger i retailvirksomheten, og vil derfor kunne ha behov for å kunne leie inn spesialisert arbeidskraft til ulike avgrensede prosjekter. I den forbindelse er det viktig å passe på at innleien ikke gjelder arbeid innenfor virksomhetens hovedbeskjeftigelse og at avtalen inneholder gode og tydelige beskrivelser av tjenestene som skal utføres.

For all innleie fra bemanningsforetak som retailvirksomheter har foretatt frem til nå og som ikke faller inn under det snevre unntaket for spesialistkompetanse, må den enkelte retailvirksomhet vurdere hvilke andre tilknytningsformer som kan benyttes for å dekke opp arbeidskraftsbehovet, for eksempel økning av grunnbemanningen, bruk av midlertidige ansettelser, bruk av innleie fra produksjonsbedrift, bruk av tjenesteleveranser (selvstendige oppdragstakere/entreprise) mv.

De nye innleiereglene gjelder fra 1. april 2023, men med overgangsregler frem til 1. juli 2023 for kontrakter som allerede er inngått før ikrafttredelsestidspunktet.