Hvordan
sikre at underleverandører på varebiltransport er seriøse? I
2022 som kom det tallrike mediesaker om useriøse varebilsjåfører – typisk ENK –
som var underleverandører til de store transportselskapene.
Sonia
Finckenhagen Seyersted, advokat og direktør i avdelingen for Juridisk,
Compliance og Sikkerhet i PostNord, bekrefter overfor Retailmagasinet at også
de mottok kritikk.
Avdelingen
ble etablert 1. april 2022.
–
Vi erkjente at vi kunne bli bedre, sier hun til Retailmagasinet.
PostNord
besluttet at de måtte jobbe enda hardere med utfordringen.
–
Tonen ble satt av konsernledelsen. Hele ledergruppen besluttet å løfte
problemstillingen enda høyere på agendaen, forteller Seyersted.
De viktigste tiltakene var eget compliance-program,
intensjonsavtaler med flere myndighetsorganer, en ryddigere onboardingsprosess
og et nylig innført internt krav om fortrinnsvis å inngå avtale med
underleverandører som er registrert som AS og ikke ENK.
Uregulert
felt
Antallet
mindre seriøse sjåfører av varebiler hadde økt. Seyersted forteller at det
særlig blomstret opp under pandemien. Mange begynte å kjøre varebiler på den
tiden.
–
Feltet var uregulert, og det var kun krav om vanlig førerkort. Det var ikke noe
løyveplikt eller kjøre-og hviletid, sier hun.
Samarbeid
med offentlige
Siden
inngangen av 2022 har PostNord hatt jevnlige møter med Skatteetaten. I juni i
fjor ble det inngått intensjonsavtale for å forebygge og bekjempe
arbeidslivskriminalitet.
Målet
med intensjonsavtalen er at Skatteetaten skal bistå PostNord med å styrke
interne rutiner ytterligere og organisere arbeidet for å redusere muligheten
for at kriminelle aktører kan inngå kontrakter med PostNord.
PostNord samarbeider også tett med Statens Vegvesen, som i Q4 ble del av intensjonsavtalen med
Skatteetaten.
–
Det er et skille på roller. Vi er ikke et myndighetsorgan. Vi har ønsket bedre
opplæring fra Statens Vegvesen og Skatteetaten, sier Seyersted.
Som
del av avtalen med skatteetaten får PostNord informasjon om utestående skatte-
og arbeidsgiveravgift fra underleverandører.
–
Nå vet vi også hvilke underleverandører det gjelder. Vi jobbet lenge for å få
denne informasjonen, sier Seyersted.
En ytterligere forbedring vil det være om PostNord får
automatisert sanntidsinformasjon i form av et dashboard, og ikke bare tilsendte
Excel-ark.
–
Med et dashboard kan vi monitorere utestående levende og enklere, sier
Seyersted.
I
tillegg ønsker PostNord seg flere utekontroller, også på terminalene.
–
Vi får ikke rapport etter slike kontroller. Det ønsker vi, for vi vil vite
status.
Compliance
Åpenhetsloven
stiller strenge krav til alle aktører om at alle har skikkelige, grunnleggende
og anstendige arbeidsforhold.
–
Vi har hele tiden hatt krav i vår 'supplier
code of conduct', også før Åpenhetsloven, poengterer Seyersted.
PostNord
har et compliance-program basert på risikovurderinger som er delt inn i 6-8
risikoområder. De skiller ikke lenger mellom kjøretøy på over og under 3,5
tonn. Kravene til dokumentasjon er de samme.
PostNord
har innført obligatorisk opplæring av ansatte som kommuniserer med
transportører.
Det
er laget en plan for de årlige møtene med transportørene som det føres referat
fra.
Avvik
skal alltid lukkes til neste kvartal.
Onboarding av nye underleverandører er blitt tryggere. Alle skal prekvalifiseres for å kunne kjøre for PostNord.
Alle transportører inn skal i avtalen, ikke
bare varebiler - dette referere seg til avtalen med Skatteetaten.
Lønnsslipper
og arbeidsavtaler gjennomgås.
Insourcing
og større underleverandører
Seyersted forteller at insourcing av sjåfører også er et viktig tiltak mot A-krim.
– Vi har en plan og strategi fremover for dette, sier
hun;
Nye transportavtaler skal inngås med AS, ikke ENK.
– Vi ønsker oss større underleverandører. Risikoen for
kriminalitet faller da. Erfaringen
har vist at ENK
har mye mer utestående skatt, sier Seyersted.
Lettere
å varsle
PostNord
skiller nå ikke mellom varsler som kommer internt eller eksternt. Også
underleverandører kan varsle om kritikkverdige forhold, og det er QR-koder på
alle terminaler som forenkler slik varsling.
PostNord
implementerte dette tiltaket for et år siden.
Fornøyd
I
sum er Seyersted med utviklingen de siste to årene.
–
Tiltakene har fungert. Samarbeidet med skatteetaten har vært viktig. Vi har
fått bedre kontroll av våre underleverandører. Oppfølgingen er blitt god, og
det er en klar nedgang i utestående. Vi er stolte av jobben vi har gjort,
avslutter Sonia Finckenhagen Seyersted.
