Åpenhetsloven er trådt i kraft – Tiltak som bør iverksettes

Av advokat Cecilie Sjursen og advokat/partner Kjetil Vågen i advokatfirmaet CLP.

Åpenhetsloven har som formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og tjenester, og å sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative påvirkning. Aktsomhet og åpenhet er nøkkelord i forbindelse med den nye loven som pålegger større virksomheten nye forpliktelser for ansvarlighet i næringsliv.

Er din bedrift omfattet?

Større virksomheter er virksomheter som enten omfattes av regnskapsloven § 5, eller som på balansedagen overskrider grensene for to av følgende tre vilkår:

1. Salgsinntekt: 70 millioner kroner
2. Balansesum: 35 millioner kroner
3. Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk

Morselskaper skal regnes som større virksomheter dersom vilkårene er oppfylt for mor- og datterselskaper sett som en enhet.

Gjennomføring av aktsomhets-vurderinger:

Virksomheter som omfattes av åpenhetsloven plikter som nevnt innledningsvis å utføre aktsomhetsvurderinger. Gjennom aktsomhetsvurderingen skal virksomheten kartlegge sin leverandørkjede og andre forretningsforbindelser for å avdekke faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten har forårsaket, direkte eller indirekte. Deretter skal det foretas en risikoanalyse for å identifisere hvor risikoen for negativ påvirkning er størst.

Risikovurderingen foretas basert på bl.a. bransje, geografiske områder, produkter, mv. Basert på informasjonen virksomheten har opparbeidet seg i disse fasene, skal det settes opp en prioriteringsliste over de viktigste risikoene med sikte på oppfølgingstiltak. Prioriteringen gjøres ut fra alvorlighetsgrad og sannsynlighet, og gjøres der det ikke er mulig å rette opp alle potensielle og negative påvirkninger umiddelbart. På grunnlag av informasjon tilegnet gjennom kartlegging og risikoanalyse, skal virksomheten iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense identifiserte negative konsekvenser.

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig, og risikoanalysen oppdateres løpende. Dersom det skal inngås innkjøp fra et nytt land eller med en ny leverandør eller forretningspartner, bør virksomheten foreta en vurdering av den nye forbindelsen og oppdatere sin aktsomhetsvurdering i henhold til utfallet av vurderingen.

Det er verdt å merke seg at det er tillatt en viss forholdsmessighet ved aktsomhetsvurderingene, ved at disse skal stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser. Omfanget av virksomhetens aktsomhetsvurdering må derfor vurderes konkret for hver enkelt virksomhet og ut fra hvilke risikoer som avdekkes.

Åpenhet om aktsomhets-vurderingene:

Virksomheten skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingen årlig, innen 30. juni hvert år, og første gang innen 30. juni 2023. Redegjørelsen kan publiseres på virksomhetens hjemmesider. For virksomheter som utarbeider rapport for samfunnsansvar kan redegjørelsen for aktsomhetsvurderingen inngå i denne.

Virksomheten har videre en informasjonsplikt etter loven, ved at enhver kan rette en skriftlig forespørsel til virksomheten om hvordan faktiske og potensielle negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold håndteres. En slik henvendelse skal besvares innen rimelig tid og innen 3 uker, med mindre særlige forhold medføres at det må gis en utvidet frist på 2 mnd. En henvendelse om informasjon kan bare avslås på visse særskilte grunnlag. Det er viktig å merke seg er at retten til informasjon gjelder fra loven trådte i kraft, slik at virksomheten kan motta henvendelser på nåværende tidspunkt som må besvares innen 3 uker.

Hva må din bedrift gjøre:

1. Forankre ansvarlighet hos styre og ledelse

Styret må beslutte at virksomheten skal utføre aktsomhetsvurderinger og overholde øvrige plikter som følger av åpenhetsloven. Styret bør vedta hvordan arbeidet med åpenhetsloven skal gjennomføres og hvem som er ansvarlig. Øverste ansvar skal ligge hos styret, men øvrig ledelse bør også involveres og oppgaver delegeres.

2. Forankre ansvarlighet i bedriftens retningslinjer

Retningslinjer og rutiner må utarbeides eller oppdateres for å dekke de nye kravene etter åpenhetsloven om hvordan ivareta menneske- og arbeidstakerrettigheter i virksomheten og hos leverandører og forretningspartnere. Det bør fremgår av retningslinjene bl.a. hvordan virksomheten skal arbeide med ansvarlighet, hvordan henvendelser om informasjon skal håndteres og hvor ansvaret for oppfølging ligger. Retningslinjene bør kommuniseres tydelig både eksternt og internt, og ansatte bør få opplæring i oppfølging.

3. Etabler et system for håndtering av informasjonskrav

Det bør etableres systemer for oppfølging og håndtering av henvendelser om informasjon. Ettersom fristen for å besvare henvendelser i utgangspunktet er maks 3 uker, er det sentralt at virksomheten har på plass et system og en rutine for å svare ut informasjonskrav innen fristen.

4. Kartlegge bedriftens leverandørkjede og forretningsforbindelser

Virksomheter som omfattes av loven bør straks gå i gang med å skaffe seg en oversikt over leverandørkjede og øvrige forretningspartnere. Husk at kartleggingen også omfatter forhold i egen virksomhet.

5. Gjennomfør risikoanalyse og sett opp en prioriteringsliste over identifiserte risikoer og hvordan disse skal håndteres.

Når kartleggingen er gjennomført, må bedriften foreta en analyse for å identifisere hvor det foreligger risiko for negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Analysen bør omfatte hvilke type konsekvenser det gjelder og hvor stor risikoen for negative konsekvenser.

Basert på risikoanalysen skal det settes opp en prioriteringsliste over de viktigste risikoene og negative konsekvensene med sikte på oppfølgingstiltak. Prioriteringen gjøres ut fra alvorlighetsgrad og sannsynlighet for at de negative konsekvensene inntreffer.

6. Oppfølgingstiltak, overvåking og redegjørelse.

Etter at risiko er avdekket, skal det iverksettes tiltak egnet til å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning. Gjennomføring og resultatene skal overvåkes og følges opp.

Innen 30. juni hver år skal virksomheten offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingen og resultat eller forventet resultat av oppfølgingstiltak.

Hva bør være på plass allerede nå?

Dersom din virksomhet ikke har kommet i gang med arbeidet med åpenhetsloven enda, bør det snares besluttes av styret at virksomheten skal arbeide med åpenhetsloven og hvordan dette arbeidet skal utføres. Interne retningslinjer og rutiner må utarbeides eller oppdateres, herunder må det etableres en rutine for å håndtere anmodninger om informasjon. Innledende kartlegging av egne forhold, leverandørkjede og forretningspartnere bør bedriften også komme i gang med så snart som mulig.

Vi har bistått flere kunder med oppstarten av arbeidet med åpenhetsloven og anbefaler at man kommer i gang med arbeidet snarest. Ønsker du bistand til å komme i gang eller vurdere omfanget av forpliktelsene for dine virksomheter, er du velkommen til å ta kontakt med oss.