Eplehuset satser på Best of Breed – styrker egen kompetanse på integrasjoner

Teknologisjef Magnus Buseth i Eplehuset forteller til Retailmagasinet om endringene de har gjort med sin IT-arkitektur:

– Bakgrunnen for det vi gjør med våre IT-systemer, er forretningsmessige behov. Vi ser at retailbransjen endrer seg veldig raskt og forventer at endringstakten kommer til å øke. Mye handler om digitalisering og omnikanal. Vi så behovet for at vi må ha et IT-miljø som er mer endringsdyktig slik at vi skal kan benytte oss av mulighetene som dukker opp i markedet.

Eplehuset skal kunne møte kundene på de ønskene de har. Kjeden ønsker å ta i bruk nye salgskanaler som dukker opp og nye måter å levere varer på. Blant annet skjer det mye innenfor last mile delivery. For å kunne benytte seg av mulighetene og henge med på endringstakten, erkjente Eplehuset at de var avhengige av å ha fleksible systemer.

– Vi besluttet en ny digital strategi, for vi så at vi var nødt til å gå bort fra å ha en monolittisk arkitektur hvor man prøver å løse alt i ett system. Vi ville heller splitte opp så det blir fleksibelt, og vi kan i bruk ulike systemer koblet sammen på en god måte, sier Buseth.

Eplehuset gikk for en best-of-breed-tilnærming hvor de fikk de beste IT-løsningene innenfor hvert område.

Teknologisjefen forteller at de har gjort grundige vurderinger av hva de investerer i.

– Vi velger mer SAAS-løsninger, og vi bruker vår egen integrasjonsplattform. Det er vesentlig mindre implementeringskostnader nå enn det har vært tidligere. Vi bygger mindre skreddersøm, og det er en overgang til løpende kostnader. Oppstartskostnadene til et nytt system er ikke i nærheten av hva de har vært.

Med SAAS betaler man en abonnementsavgift, i tillegg kommer tidsbruken til interne ressurser til å sette opp koblingene og eventuelt gjøre justeringer i ERP-systemene ved skreddersøm.

– Stort sett kommer vi raskt opp med nye systemer, som jo var målet med strategien som vi har lagt. Vi skal ha lav tidsbruk og kostnad for å komme opp med å koble på nye systemer og løsninger. Det fundamentet har vi nå fått bygget, fastslår Buseth fornøyd.

Integrasjoner blitt enklere

Mange av prosessene i Eplehuset som har ligget i SAP, er nå blitt flyttet ut.

– I stedet for å jobbe direkte i ERP-systemet jobber vi nå i andre systemer som er integrert mot SAP. Vi bruker i dag ERP-systemet til å holde på alt av data om kunder, produkter, priser, og alt av regnskap, finans, innkjøp og logistikk. Ordrene som kommer til Eplehuset, flyter inn fra mange ulike systemer til ERP, både fra POS, nettbutikken og servicesystemet, forklarer Buseth. (Eplehuset håndterer mange servicesaker for Apple.)

– Mange av oss som jobber i Eplehuset, bruker ikke SAP i noen stor grad, men andre systemer. Systemene er godt tilpasset, med gode grensesnitt, og kommuniserer med SAP.

Viktig i Eplehusets strategi er integrasjonsplattformen som håndterer mye av kommunikasjonen. Kjeden har siden våren 2021 hatt Workato som integrasjonspartner.

– Den viktigste oppgaven for oss i IT-avdelingen er å sørge for at alt dette fungerer sømløst sammen. Kompetansen og ansvaret for integrasjoner har vi begynt å flytte in-house fordi det er så sentralt, sier teknologisjefen.

Workato er en stor aktør i USA og har begynt å satse på Europa og har fått noen kunder både i Norden og i Norge.

– Vi valgte en aktør med bra moment i stedet for dem som kanskje har nådd toppen, begrunner Buseth.

– Er integrasjoner blitt enklere med dagens integrasjonsplattformer?

– Det har vært en tydelig endring hos aktører som bygger software at det er blitt mer vanlig å bygge gode API'er. At de starter med API'en og bygger applikasjoner på toppen av dem.

Når vi nå velger systemer, er vi svært bevisste på å velge SAAS (software as a service), at leverandøren tar seg av drift, vedlikehold og oppgraderinger, slik at vi slipper å tenke på det. I tillegg velger vi helst løsninger som er API first, altså hvor API-en bygges først og så applikasjonen på toppen av den. Eller at det i det minste er godt dokumenterte og åpne API'er som vi kan bryte for å koble oss mot systemet, svarer Buseth.

Selv om Eplehuset flytter kompetansen for integrasjoner in-house, er de er fortsatt avhengige av partnere for å gjøre skreddersøm. Buseth forteller at de viktigste teknologipartnerne er Pearl som partner på SAP og PearlConvert som partner på ecommerce.

ERP er navet i arkitekturen

Selv om Eplehuset har tatt i bruk en rekke delsystemer ut fra Best of Breed-tankegang, vil SAP inntil videre forbli Eplehusets ERP og kjerne i bunnen.

– SAP er ekstremt pålitelig, robust og solid, men det kan være noe tyngre å gjøre endringer der enn i andre systemer. SAP er en meget god kjerne i vår arkitektur, og vi trenger noe som er stabilt og robust i midten, sier Buseth.

Han mener derimot at det er relevant spørre om hvilken rolle ERP-systemet skal spille når man flytter flere av prosessene ut fra ERP.

– Vi ser på ERP som en stabil kjerne som er navet i systemarkitekturen vår. En fordel er at vi har en sentral plass vi kan sende inn ordrer til uansett hvilket system de kommer fra: POS, nettbutikken, eller andre systemer. ERP-systemet er bra til å håndtere kompleks forretningslogikk, f.eks. prising av produkter, komplekse kundekort, fakturering og regnskap. Det er veldig gode muligheter og fleksibilitet i ERP som kanskje ikke noe POS-system håndterer på samme måte. Vi skal gjøre en vurdering av ERP-strategien vår, men vi ser store fordeler med å ha en hub i midten, sier Buseth.

Noe eget ordrebehandlingssystem (OMS) har Eplehuset foreløpig ikke, men Buseth bekrefter at det er noe til har til vurdering.

Som PIM bruker de Pimcore som er koblet mot nettbutikken.

– Men det er ERP-systemet som er master på produktene, presiserer Buseth.

Smertefri overgang til nytt POS

Eplehuset tok i bruk Flow Retail som POS handelsplattform i fjor sommer.

– Vi hadde en veldig grundig prosess hvor vi vurderte flere ulike leverandører. Vi startet med en liste av alle godkjente kassasystemer i Norge og endte til slutt opp med Flow Retail.

Eplehuset var blant Flow Retails aller første kunder.

– Vi var tidlig ute da vi valgte dem, erkjenner Buseth. Vi hadde troen på teamet som hadde lang erfaring gjennom å ha bygget POS for elektronikkbransjen i 20 år, kombinert med nye krefter som har bygget noe nytt fra bunnen av på moderne teknologi, med all den erfaringen de hadde med seg fra ElGuiden, forklarer Buseth.

Fornøyd konstaterer teknologisjefen at systemskiftet gikk over all forventning.

– Det har vært et helt smertefritt prosjekt, akkurat som planlagt med tidslinje og kostnader. Våre butikkansatte likte systemet fra dag én. Det er ofte litt endringsmotstand når man bytter ut systemer, og man forventer litt friksjon i starten, men det gikk kjempebra. Det var få barnesykdommer, og de ble rettet opp raskt. Vi har rullet ut i høyt tempo til alle våre butikker, sier Buseth.

Den forrige POS-løsningen kjørte på Windows, noe som skurret litt i en kjede som selger Apple-produkter. Nå kjøres POS utelukkende på Apple-produkter. I kassa bruker de iPad.

Netthandelsplattform blir mer kompleks

Eplehuset er fornøyde med Magento 2 som netthandelsplattform.

– Vi merker jo at kompleksiteten har økt. Magento 2 er en plattform som blir mer kompleks over tid etter hvert som den har vokst i funksjonalitet. Den er ikke like lett som den var tilbake i 2017, men det er en naturlig utvikling at en plattform blir stor og det er mange som tar den i bruk. Da blir den etter hvert bli mer kompleks. Man bygger ut mer funksjonalitet som på sikt gjør at det blir tyngre å drifte og vedlikeholde, avslutter Magnus Buseth.