Krever kjemifritt av leverandørene

Av: Trond Erik Hillestad

Daglig rengjøres det over én million kvadratmeter butikk- og lagergulv, og det benyttes om lag 7.500 liter vann daglig, eller 1.875.000 liter i året.

– Da bør renholdet være relativt kjemifritt, poengterer Hilde Kristin Nygaard.

Hun er innkjøpssjef for sentrale driftstjenester i Coop Norge SA, og forteller at samfunnet retter et stadig sterkere søkelys på detaljhandelen som en arena for det grønne skiftet.

I en digital hverdag får forbrukere stadig større makt. Samtidig er renhold et av de områdene der Coop selv kan utøve markedsmakt.

– Det er mange årsaker til at vi tar renhold på alvor. Blant dem er matvaretrygghet, miljø og bærekraft, og selvsagt at kundene våre skal trives i rene og ryddige butikker.

Stadig høyere mål

Coop har i alt 1.250 butikker. I overkant av 900 butikker i 20 samvirkelag, og flere lagre, samt hovedkontorene er med inn i deres sentrale renholdsavtaler. Vektleggingen på miljø er blitt utvidet i flere trinn. Det første store steget ble tatt for åtte år siden. Da ble renholdskontrakten vesentlig større enn før, sentralisert og dessuten utvidet til flere fasilitetstjenester.

– I 2010 begynte vi med et pilotprosjekt der 15 butikker og ett samvirkelag ble med i en sentral avtale. Vi hadde ennå ikke stilt krav til miljømerket renhold. I 2011 var første anbud med svanemerkede renholdsmidler, sier hun.

– I anbudsrunden i 2014 hadde vi ikke bare krav om kjemifritt (svanemerket) renhold, men også kjemifritt renholdsselskap. Dette er mye mer krevende for tjenesteleverandøren, forteller hun.

– Men vi håper at det har vist seg som et lønnsomt valg!

Spiller hverandre gode

ISS Facility Services er så langt Coops hovedpartner på renhold. De rengjør alene ca. 850.000 kvadratmeter butikk for Coop hver dag. Avtalen utgjør i dag den største single service renholdskontrakten ISS har innenfor varehandel i Norge. Miljøsatsingen er utviklet gjennom et årelangt samspill mellom de to partene:

– Vi har hatt et langt og godt samarbeid der vi tør å utfordre hverandre for å bli bedre, sier Jan Olav Mathiassen, som sitter i konsernledelsen i ISS.

– Vi kommer ingen vei uten ambisiøse samarbeidspartnere. De er avgjørende for gode løsninger, tilføyer Hilde Kristin Nygaard i Coop.

Det hele begynte i det små da ISS fikk en regional renholdskontrakt med Coop i 2005. I etterfølgende anbudsrunder ble kontrakten stadig utvidet. Og ni år senere ble hele ISS-konsernet i Norge svanemerket på grunn av nettopp Coop-avtalen.

– Vi investerte tungt for å få på plass svanemerkingen innen oppstarten av kontrakten i 2014 – som omfatter ti regionale svanesertifiseringer, opplyser Mathiassen.

Svanemerket rangerer høyest

Tilbake til Coops miljøkrav, så fremholder Nygaard at det finnes flere miljømerker som omhandler renholdsmidler og/eller -tjenester. Hun opplever Svanemerket som det strengeste. Dette kreves allerede i anbudet.

– Coop evaluerte i siste anbudsrunde 60 prosent på pris, 20 prosent på løsninger og geografisk dekning og 20 prosent på miljø. Derved viser det seg at det ikke hjelper å ha lav pris om du ikke oppfyller miljøkrav – da kommer du uansett ikke med i betraktningen, understreker hun.

De ulike miljøsertifiseringene vektes forskjellig. Coop gir 2 poeng for ISO 14001 (miljøstyring), mens Miljøfyrtårn gir 5 poeng. Er du i en prosess med å svanemerke, gis du 10 poeng. Bruker du svanemerket kjemi får du 15 poeng, og hvis hele renholdsselskapet er svanemerket, får du 20 poeng. Coop jobber ellers hardt for at også butikker som ikke omfattes av sentralavtaler, skal rengjøres nær opp mot kjemifritt.

Må være like flinke overalt

Oppfølging er viktig i alt renhold, og Coop har butikker på mange ulike lokasjoner. Hvordan klare å følge opp at renholdet overalt utføres i henhold til svanemerkingen? Jessica Embretsen, kontraktsjef i ISS for avtalen med Coop, forklarer:

– Avtalen med Coop krever også at en av våre ledere er ute i butikk minst én gang hver måned. Teamlederne følger typisk opp minst ukentlig, mens fagavdelingen vår følger opp minst én gang i året.

– Grunnpilaren er at alle våre innkjøp er sentralisert. Det innebærer at ISS' sentrale innkjøpsavdeling hele tiden kontrollerer innkjøpene og passer på at alt går etter rutiner.

– Vi kontrollerer både metoder og kjemibruk gjennom sentrale prosesser. Dette er en del av vår materialstandard, der vi jevnlig reviderer alt fra emballasjebruk til rengjøringsmidler og metoder, sier hun.

ISS har eget Coop-kurs

Når det gjelder selve utførelsen av renholdet, har ISS opprettet et eget Coop-kurs for sine ansatte.

– Kurset gir en enkel opplæring i kontrakter, maskiner, kjemi, metoder, avvik, definerte materialstandarder og annet, forklarer Key Account Trine Øveraas i ISS.

– Kurset repeteres jevnlig. Det går både inn på rekkefølgen av oppgavene og hvilke metoder du skal bruke. Bruker du ikke våre metoder, kan resultatet bli dårligere eller renholdet ta lenger tid. Et annet viktig formål med kurset, er å ivareta helsen til den enkelte ansatte.

Maskinelt renhold brukes der det er mulig, og er beskrevet i kontrakten. Dette er effektivt og sparer både vann og miljø, i tillegg til at det er besparende på kroppen.

Krever mye fleksibilitet

Jan Olav Mathiassen tilføyer at renholdsrutinene er samordnet med Coops konsepter:

– Vi bruker forskjellige maskiner avhengig av typen butikk. OBS Bygg har behov for et annet renhold enn matbutikkene. Blant annet trenger Coop Mega litt andre rutiner enn Extra, fordi førstnevnte har ferskvareavdeling. Og så fort du er inne i en produksjonssone, gjelder kravene i IK-Mat-forskriften. Renhold i matbutikk er helt forskjellig fra kontorrenhold.

Nygaard legger til at Coop Norge har den matvarekjeden som vokser hurtigst i Norge, nemlig Extra-kjeden, som stadig åpner nye butikker. Eller profiler endres, som fra Coop Mega eller Coop Prix til Extra.

– Alt dette krever ekstra innsats før oppstart. Det er viktig for Coop å ha en renholdspartner som har de musklene dette krever, sier Mathiassen.

Morgen eller dag?

I dag utføres mye av renholdet på morgenen før butikkene åpner. ISS og Coop ser sammen på muligheten for å spre det mer ut på dagen.

– Nede i Europa er det vanligere å se renholdere i butikken i åpningstidene. Jeg synes dette er positivt. Renholderne får enda mer eierskap, og kundene ser at det rengjøres skikkelig. Det er et ekstra kvalitetsstempel, sier Jessica Embretsen i ISS.

En slik omlegging må imidlertid tenkes gjennom. For eksempel vil det være gunstig å ta renholdet etter at alle varetransportene – med alle sine traller inn og ut – er ferdige. Coop og ISS er derfor i en prosess for å se på om endrede renholdsrutiner kan samordnes med de øvrige rutinene i butikkene.

Nødvendig med innovasjon

ISS merker et generelt økende krav til effektivitet, kvalitet og brukeropplevelser. Selskapet har et dedikert miljø som kontinuerlig arbeider med utvikling, blant annet en sensorbasert løsning som skal styre renholderens aktivitet mot der renholdsbehovet til enhver tid er størst.

Fagsjef for renhold i ISS, Stig Ronander, mener dette vil gi sluttbrukeren en bedre totalopplevelse:

– Nøkkelord er digitalisering, empowerment/myndiggjøring og sanntidskommunikasjon. Vi mener vi med denne løsningen vil gi kunden mer verdi for pengene, samtidig som brukeropplevelsen økes, forteller han.

Han kan også fortelle at ISS jobber meget aktivt med å teste ut ulike typer roboter som skal kunne rengjøre større gulvflater for å avlaste renholderen. På den måten kan renholderen konsentrere seg mer om brukersensitive områdene, for nettopp å øke brukeropplevelsen.