På Kjøpesenterkonferansen fortalte Thomas Skålnes, direktør ved Sartor Storsenter, åpenhjertig om hvordan felleskostnadene deres steg i en utbyggingsperiode, og hva de gjorde for å få dem ned igjen:

– Vi var gjennom en fire års utbyggingsfase som involverte cirka 50.000 kvadratmeter. I denne perioden prioriterte vi ikke felleskostnadene. Vi hadde mer enn nok med å håndtere selve utbyggingen og var ikke klar over at det kunne være så mye å hente på felleskostnadene.

– Ikke leietakerne heller?

– Egentlig ikke. Bare noen få leietakere ba om å få se regnskapet, uten å reise noen kritikk for at vi hadde brukt for mye.

Initiativet til å få ned felleskostnadene kom fra Sartor selv.

– I fjor merket vi at flere leietakere begynte å få problemer med lønnsomheten etter åpningen av den første delen av senteret vårt etter utvidelsen i 2014. I 2019 ble det veldig mange reforhandlinger. Forhandlingene om nye leieavtaler gikk tregere. Leietakerne ville ha kortere leietid, og de var ikke villige til å betale så mye. Det ble press både på husleien og felleskostnadene, og ikke minst på markedsføringstilskuddene, som de ville kvitte seg med først, forteller Skålnes.

Senterledelsen spurte seg selv hva de hadde muligheter til å påvirke.

– Vi foretok en vurdering, og det ble fort klart at felleskostnadene var noe vi absolutt måtte se nærmere på, sier Sartor-direktøren.

Hårete mål

Og resultatet ble vellykket.

– Det viste seg at det var mulig å kutte mye mer enn vi trodde da vi innledet prosessen. Vi satte oss et ganske hårete mål om å kunne etablere et nytt nivå for felleskostnadene på rundt 20 prosent lavere enn nivået vi hadde da vi startet – konkret fra 742 kroner til 530 kroner, altså vel 200 kroner. Da ville vi komme ned på det nivået som mange store sentre i Oslo-området lå på. Vi konkurrerte mot de andre sentrene i Bergen som lå på vårt nivå og over, mens Oslo altså lå 20 prosent under. Vi måtte komme oss ned på Oslo-nivå, sier Skålnes.

De foretok en studietur østover. En Sartor-delegasjon besøkte fire kjøpesentre i Oslo-området.

– Det var besøket på Strømmen Storsenter som fortalte oss at vi må sette i gang med å banke ned kostnadene pr. kvadratmeter. Det satte oss på sporet, opplyser Skålnes.

Strategi med nytenkning

Kostnadsjakten var i gang.

– Først laget vi en strategi, og det er hovedårsaken til at det er blitt såpass vellykket. Vi skulle tenke nytt hele veien, se bort fra hva vi hadde gjort før. Hvis vi hadde startet fra grunnen av i 2018, hvordan ville vi ha grepet det an?

De begynte med blanke ark og skulle selv sitte i førersetet

– Vi skulle selv bestemme og bruke leverandørene som fageksperter. Vi inviterte dem til samarbeid med felles eierskap til endringer. Vi brukte tid på å forklare dem hvorfor vi må ned med kostnadene, ga dem anledning til å komme med forslag – altså til forankring av strategien. Det ble veldig bra, og de kom med noen av de beste forslagene til kostnadskutt, sier Skålnes.

Sartor blinket ut fire områder som de prioriterte: renhold, vakthold, vedlikehold og kundeservice.

– Det var en gledens dag da vi kunne sende ut brev til leietakerne om at vi hadde redusert satsen fra 742 til 590 kroner ved inngangen til 2019. Like hyggelig er det å sende brev nå om at felleskostnadene for 2020 reduseres til 490 kr/kvm, smiler direktøren. Før utbyggingen startet var felleskostnadene på 590 kr/kvm.

Reduserte kostnader for leietakerne bidrar til å fylle opp senteret med butikker. I begynnelsen av året hadde Sartor en ledighet på lokaler på 3,3 prosent, nå er senteret så å si fullt med en ledighet på 0,6 prosent.

Eksemplet renhold

Skålnes beskriver prosessen videre:

– Vi brukte renhold som eksempler. Under utbyggingen hadde vi bestilt stadig mer renhold, og vi hadde ikke hadde noen god, gjennomarbeidet renholdsplan for hele senteret. Vi laget en ny renholdsplan, og satte nye kriterier for hvor mye som skulle renholdes. Områder med mye trafikk skulle renholdes mer enn områder med liten trafikk. Vi har færre besøkende mandag–onsdag, som gjorde at vi da kunne redusere renholdet.

Vi ser etter hvert tiltak an hvordan det går. Hvis det går fint, fortsetter vi. Hvis det ikke går, reverserer vi. Overordnet er selvfølgelig god kvalitet på renholdet.

Tilsvarende gjennomgikk de heisene, rulletrappene og rullebåndene. De besluttet å redusere renholdet fra hver dag til fire dager i uken.

De fant en overkapasitet på kundetoalett som raskt ble grepet fatt i: Av 65 toaletter ble ni permanent stengt og åtte stengt mandag–onsdag.

Resultatet? Vaktmester Hans-Petter Henriksen skrev i en Floor Management-rapport 3. oktober 2019: ‘Kvaliteten på renholdet i senteret fremstod som generelt veldig bra. Det har aldri vært så få avvik.’

Beregnet besparelse på renhold fra 2018 til 2019 ble på 1,5 millioner kroner, som vil si 35 prosent.

– Jeg tror vi skal komme enda bedre ut når vi skal gjøre opp status for 2019, sier Thomas Skålnes.

– Men overgang til robot-renhold er uaktuelt?

– Robotene er ennå ikke gode nok, men vi følger nøye med på utviklingen, svarer direktøren.

Færre vektere

– Dere har også redusert bruken av vektere?

– Etter råd fra vekterselskapet, aksepterte vi opprinnelig at det til enhver måtte være to vektere på jobb av hensyn til vekternes sikkerhet. Men etter grundig vurdering er vi kommet til at vi klarer oss med én vekter fram til kl 15. Det har gått helt fint. Sartor er jo et kjøpesenter som ligger litt utenfor en stor by. Vi har selvfølgelig noen besøk av uønskede elementer, men stort sett er det fredelig og rolig her ute. Hvis det oppstår en uønsket situasjon, observerer vi i stedet og kontakter politiet ved behov. Vaktselskapet har stilt seg positivt til dette, svarer Skålnes.

Noen av de vekterne som gikk av, fikk andre oppgaver. Sartor har tidligere hatt lite gjennomtrekk av vektere. Den ble større etter endringen, men det ser ut til å stabilisere seg.

Kundeservice til marked

– Hva med kundeservice?

– Det er en evig diskusjon: Hva er det som er felleskostnader som leietakerne skal betale for, og hva er det som er markedsføring? I perioder har man ment at kundeservice er markedsføring. Vi har gjort en gjennomgang for å definere hva felleskostnadene skal dekke. Det gjelder både mot utleie og dem som skal markedsføre. Skal driftsavdelingen gjøre en jobb for markedsavdelingen eller for dem som står for utleie? spør Skålnes retorisk.

Sartor besluttet at kostnadene ved kundeservice går til marked.

– Vi halverte samtidig kostnadene til kundeservice ved at vi reduserte bemanningen. Tidligere hadde vi hatt åpent fra kl 08 til kl 21 om kvelden. Betjeningstiden ble redusert til kl 10–16. Det gjorde at 1,2 årsverk ble innspart, noe som bidro til en reduksjon av driftskostnadene med 1,3 millioner kroner på årsbasis, sier Skålnes.

I stedet satset de på mer digital kundeservice: Wifi, Wayfindere, gavekortautomater, sartorstorsenter.no og sosiale medier.

Bør få betalt for restavfallet

– Hva med renovasjon?

– Antall tømminger ble redusert da vi gikk bort fra å tømme på faste dager, til å tømme etter behov. For det er transporten som koster. Redusert transport fikk vi til ved å sette inn følere i komprimatorene våre, som forteller når er det fullt og må tømmes.

Bedre sortering gir kostnadsbesparelser.

– Hvis vi greier å sortere bedre, får vi redusert kostnadene. Vi betaler for restavfallet, men får betalt for eksempelvis papp. Renovasjonsselskapene selger jo avfallet videre. Vi mener at vi derfor burde få betalt også for restavfallet, fremholder Skålnes.

Honnør til leverandør

Også på elektro ble det hentet ut kostnadsgevinster.

– En leverandør foreslo at vi kunne gjøre kontroll av IK-elektro annethvert år. Slik kontroll har vi hatt årlig. Det er et vanskelig område fordi det handler om brannsikkerhet. Derfor er det viktig å ha god kontroll hele tiden, sier Skålnes.

Ettersom leverandøren mente at Sartor kunne ivareta sikkerheten ved en kontroll annethvert år, noe senteret gikk for ved at kontrollen samtidig ble oppgradert med en behovsvurdering. Helt nye installasjoner var det ikke nødvendig å kontrollere, mens det som var litt eldre, ble grundig kontrollert som vanlig. Resultat: Sartor sparer inntil 300.000 kroner i året.

– All honnør til leverandørene når de viser slik forståelse for problemene butikkene og kjøpesentrene sliter med for tiden, og på den måten bidrar til at butikkene får en sunnere økonomi, sier Skålnes.

Mye å hente på vedlikehold

Å hente ut full effekt av reduserte vedlikeholdskostnaden gjenstår fortsatt.

– Vi har i år ikke gått grundig og detaljert nok inn i vedlikeholdsposten. Målet har vært en årlig innsparing på én million. Men klarer vi ikke det i år, skal vi klare det neste år. Det handler egentlig om å ha ledelsesfokus på løpende vedlikehold. Det er et stort og komplekst område. Når vi etter hvert får oppmerksomhet rundt vedlikeholdskostnadene, regner jeg med at vi skal greie å redusere også disse en god del.

– Vi har serviceavtaler med en rekke av våre leverandører, som innebærer at de skal ta service på alle installasjonene våre, som for eksempel heiser og rulletrapper etter en avtalt sekvens. Vi vil ta opp med dem om det er nødvendig med service så ofte som vi har, eller kan vi ha det sjeldnere? Må vi ta alt, eller kan vi ta deler av det? Altså samme type dialog som vi hadde på renhold og elektro, avslutter en fornøyd Sartor-direktør Thomas Skålnes.

– Lettere å fornye avtalene

Varner-gruppen har naturlig nok satt pris på de reduserte felleskostnadene på Sartor Storsenter.

– Som leietakere er vi svært positive til og takknemlige for den jobben som er gjort med felleskostnadene på Sartor. Reduksjonen i felleskostnader har bidratt positivt til fornyelse av sju avtaler. I dagens tøffe marked, med pressede marginer og økte kostnader er det helt avgjørende at vi som leietakere opplever tillit og trygghet for at våre kostnader til drift av senteret forvaltes optimalt, sier Wenche Valdal, Lease Controller hos Varner.

Hun legger til at kostnadsøkningene for Varner som retailer og leietaker de siste årene har vært større enn omsetningsutviklingen. Ergo er marginene er blitt presset, noe Varner-gruppen ikke er alene om å merke.

– Vi er glad for alle grep som tas for å lette situasjonen for alle leietakere. Vi har hatt en god dialog med mange av de store utleierne, også Thon. For våre kontrakter er det den totale den totale kostnaden vi er opptatt av.

Samtidig som reduksjonen på Sartor fant sted, hadde Varner sju avtaler som gikk ut. Det ble lettere for butikkene med små marginer å fornye når husleien går merkbart ned.

Valdal håper at prosessen på Sartor er smittsom – at også andre ser seg nødt til å gjøre grep.

– Gårdeiere er nødt til å få ned felleskostnadene. Det har både Steen & Strøm og Thon vært åpne på. Hvis de lykkes med det, finnes det en mulighet for å øke leieinntekten. Eller kanskje mer realistisk å redusere leien mindre, nettopp fordi det er den totale belastningen som teller for oss som leietakere, avslutter Wenche Valdal.