Slik ble Validus Engros informasjonsgrossist

Av Christian Sømme, Viis

Mange ganger kan det virke som om det er et umettelig behov for informasjon knyttet til varestrømmer. Lyder det kjent? Validus Engros er blant de som opplever et stort informasjonsbehov eksternt, men også internt.

– Behov for mye informasjon er et veldig bra behov, vil jeg si. Ved hjelp av mer og presis informasjon kan alle gjøre jobben sin enda bedre, mener daglig leder Ole Eivind Svendby i Validus Engros.

Informasjonen fantes allerede. Litt her og litt der, knyttet til datasystemer som forskjellige medarbeidere i Validus hadde ulik ekspertise på.

– I visse situasjoner kan noen ha et akutt eller annet helt legitimt behov for informasjon. Å kunne dekke dette behovet umiddelbart innebar hos oss at helt spesifikke personer måtte sette seg ved datamaskinen for å hente ut og sette sammen informasjon, forklarer han. Akkurat det er ikke alltid lett, selv om ønsket og viljen er der. Noen ganger er man på reise, ferie eller har hendene fulle med noe annet som haster.

Enklere uthenting

– Vi ønsket å gjøre informasjonsuthentingen mindre personavhengig og enklere, forteller han.

Behovet førte Validus og September BI sammen.

September BI jobber med retail business intelligence (BI). Det skrives og sies mye om selve sammensettingen av datavarehus og graving i disse. Men: September BI forsøker å legge bort datafaguttrykk og gjøre teknikken til noe selvsagt som lite datakyndige ikke må streve med. Selskapet retter i stedet oppmerksomheten mot brukernes behov for informasjon og virksomhetsstyring.

– Gjennom portalen vår kan alle søke seg frem til sin informasjon i en nettleser. Ingen behøver egentlig å forholde seg til at det er tunge integrasjoner som ligger i bunn, sier Svendby.

Følger salget ut fra grossist

En gruppe brukere er leverandørene. For dem er egentlig ikke salget inn til Validus det viktige, men derimot salget ut fra grossisten.

Detaljer om dette får de nå fra portalen. Fra før har de vært vant til å levere varer til grossist og så måtte følge opp butikkjeder, enkeltbutikker og grossisten via besøk, e-post og telefon for å kartlegge salget. Anvendelsen av informasjonen er bred. For eksempel må de sikre grossisten mot å gå tom, optimalisere kapitalbinding, sørge for tilgjengelighet for ulike varer ut i fra sesongvariasjoner i omløpshastighet, drive kampanjeplanlegging – i det hele tatt jobbe med velkjente tiltak for støtte butikkomsetningen.

Via portalen til Validus kan leverandørene følge varene sine. De får sortimentsjekk, se nøkkeltall (også grafisk) og kan drille seg nedover i varehierarkier. For eksempel kan de se hva en kjede har kjøpt inn, hvilke butikker i kjeden som har kjøpt, hvor i landet varene er gått, rabatter som skal tilbakefaktureres ved månedsslutt m.m. Alt er informasjon som de i neste omgang kan bruke til prognoser, planlegging og støtteaktiviteter overfor salgsleddet.

Hovedverktøy for mange

Mange leverandører har portalen som sitt primære verktøy for å følge opp salget og logger seg på flere ganger daglig. Fra Validus får de sine første indikasjoner på salget.

Også kjedene har tilgang til portalen. De har sine egne ERP-systemer, men disse er ikke nødvendigvis tilrettelagt for å følge varestrømmen på samme måte som Validus-portalen. I portalen kan de se om alle butikkene inkludert franchisetakere har gjort innkjøp helt ned til det minste produkt. De kan se leveransegrad, lagerstatus, leveringsstatus, finne komplementære varer dersom noe er i rest, melde behov til grossisten for eksempel forut for kampanjer og en hel del mer.

– I realiteten smører vi prosessene og samarbeidet. Leverandørene er avhengig av butikkene og butikkene er avhengige av leverandørene – og vi i Validus av dem alle, sier Svendby.

– Leverandørene og kundene er blitt selvbetjente. De kan sitte og drille seg ned på egenhånd, og på en langt bedre måte enn vi selv kunne ha bidratt via telefon og e-post. Åpningstidene er dessuten 24/365 og ventetiden omtrent null for å ta ut rapporter ved månedsslutt.

Følger opp KPI-er internt

Internt blir portalen brukt aktivt for å følge daglige, ukentlige og månedlige KPI-er. Også her drar brukerne nytte av at all informasjon er samlet på ett sted, er oppdatert og gir et enhetlig og felles beslutningsgrunnlag på tvers av funksjoner og systemer. Arbeidsbesparelsene er betydelige ved at informasjonsinnsamlingen er automatisert og informasjonen i et lett tilgjengelig format.

I dag er Validus-sfæren blitt godt vant og ville i prinsippet ikke kunne klare seg uten et slikt system. Svendby forteller at Seebrite-nettklienten langt på vei er selvforklarende. Validus behøver derfor ikke å gi opplæring. Han forteller at grossisten uten hjelp fra September BI selv kan styre tilgangen til informasjon og at lisenspolitikken er enkel og ukomplisert.

– Vi opplever det enkle som en stor fordel ved samarbeidet med leverandøren, sier han.

Retailmagasinet kommer ut åtte ganger i året, og dekker ulike aspekter av fag- og detaljhandelen, uavhengig av varesortiment. Vi gir deg nyheter, fagartikler og case som bidrar til inspirasjon og verdifull innsikt i en bransje som er i stadig utvikling.

Se hva vi skriver om her

Bestill abonnement

Last ned enkeltsider eller hele bladet

Du kan abonnere på retailmagasinet.no sitt ukentlige nyhetsbrev gratis her