– Viktig å sette en sikkerhetsstandard

Viktigheten av ’risk management’ – risikostyring på godt norsk – ved etablering og drift av handelsbedrifter, kan knapt overvurderes. Rusta Norge er et eksempel til etterfølgelse.

Steinar Vadla Risa ble innleid som sikkerhetssjef da Rusta skulle etablere seg i Norge. Han er grunnlegger av Vadla Trygghetsbyrå, har politifaglig bakgrunn fra forsvaret og erfaring i svinnforebyggende arbeid gjennom de siste 28 år. Rusta er ikke hans eneste kunde. Han er innleid sikkerhetssjef i flere bedrifter, blant annet engasjert på flere kjøpesentre.

Satte sikkerhetsstandard

– Jeg ble engasjert fordi jeg er kjent for å ha hjulpet ganske mange selskaper med ’risk management’. Oppgaven var å sette en sikkerhetsstandard og finne leverandører blant annet for sikring av lokaler, kameraløsninger og objektsikring ved varemottak, forteller Steinar Vadla Risa til Retailmagasinet.

– Jeg bidro med å justere instrukser og rutiner til norske forhold, for det er kulturforskjeller mellom Sverige og Norge også når det gjelder sikkerhetsforhold. I Norge må vi forholde oss til et annet regelverk enn i Sverige.

Dokumentasjonen samles i en sikkerhetsinstruks for hvordan varer skal behandles, hvordan pengehåndtering skal utføres, og hvordan kontroller skal gjennomføres. Formålet med en slik instruks er naturligvis å forhindre at medarbeidere gjør feil. Tydelige rutiner er påkrevd.

Neste fase var å implementere rutinene i en gjeldende instruks.

– Det skulle skje i forbindelse med etableringen av flere Rusta-varehus i et høyt tempo. Sikkerhetssystemet måtte være på plass samtidig med hyller og all butikkinnredning.

Ikke minst viktig i denne prosessen: Å kurse medarbeiderne som skulle stå i butikkene i å anvende den nye sikkerhetsinstruksen. Dette dreier seg å stor grad om å bygge gode holdninger. Medarbeiderne har ansvaret for millionverdier, som betinger at de forholder seg korrekt. Sikkerhetsrisikoen i dette ansvaret er ikke bare butikktyveri, fremholder Vadla Risa.

”Naive og godtroende”

Gunstig for Rusta-etableringen i Norge var at de hadde fått med seg så mange erfarne og dyktige medarbeidere til å bygge opp den norske organisasjonen slik at vi kunne ta alle element under ett, og slapp å ta det ene i dag og det neste i morgen.

– Svinn-og sikkerhetsproblemer i norske butikker skyldes at vi er så naive og godtroende at vi ikke tror det er nødvendig å pukke på gode holdninger. Tilliten du vises ved å få ansvaret for store verdier, må ikke misbrukes! Det er altfor mye svinn som ikke skyldes butikktyveri, men misbruk av tillit, sier Vadla Risa.

Dette svinnet har mange butikker for dårlig kontroll på, som vil si for dårlig varebehandling og manglende kontrollrutiner. Rusta tar dette på så stort alvor at de har investert i et såkalt lukket kontanthåndteringssystem.

– Slike systemer forbygger avvik i pengehåndteringen og reduserer feiltellinger på tampen av dagen. En annen stor fordel med systemet er at det er ransforebyggende. Det gir et sterkt signal til eventuelle tyver og ranere om at det er lite å hente, påpeker sikkerhetssjefen.

Slike systemer er lukket og hentes av verditransport. Det betyr at ingen medarbeidere kan hente ut penger fra safen. Det er i seg selv betryggende når man vet at kriminalitet i retailbransjen utfordrer hverdagen.

For å gardere seg mot svinn la Rusta inn i sin oppstartspakke varesikring, kameraløsninger, gode systemer for innbruddsikring og et praktisk system når det gjelder varebehandling totalt. Det siste innbefatter alle soner, fra sjåføren i bilen som leverer varene, som får kjøre inn og losse varene – men uten å få adgang til selve butikken. Blir det konstatert avvik, vet man i hvilket ledd det har skjedd og kan reagere ut fra det.

Svinnforebyggende arbeid

– Svinn ved egne medarbeidere er ofte større enn svinn ved butikktyveri. Hvordan sikrer Rusta seg konkret mot det?

– Først og fremst med god opplæring i svinnforebyggende arbeid. Det handler om å bry seg og ha respekt for sine omgivelser og butikkens verdier. Kunnskap og kompetanse om butikkdrift er vesentlig. Godt holdningsskapende arbeid gjør at alle vet hva som er mitt og ditt. Det handler altså om å ha en god butikkdrift. Å involvere og gi informasjon til alle medarbeidere i det arbeidet er mitt mantra når det gjelder å forebygge interne svinnkilder, sier Vadla Risa.

Det er kontroll på folk fra de kommer inn i butikken, inne i butikken, når de kommer til kassen, fram til de forlater butikken.

– Dette systemet er primært en gardering mot butikktyveri, men fanger også opp egne medarbeidere som misbruker tillit. Kamerakontrollert område mener flere ledere er en ulønnsom investering fram til den dagen det dokumenterer en hendelse. Da det blir det plutselig svært lønnsomt, sier Vadla Risa.

Et avvik ute i butikken vil ofte bli bekreftet og dokumentert ved avspilling av opptaket. Det er viktig at kameraet fyller denne funksjonen og ikke bare henges opp som et skremsel innsiktet mot butikktyver. Kamerakontrollert område forebygger også ran og ranslignende situasjoner. Kamera er altså med på å trygge arbeidsplassen. Det må heller ikke glemmes når kamerainstallasjon skal vurderes, påpeker den innleide sikkerhetssjefen.

Fornuftige investeringer

Vadla Risa mener å kunne dokumentere at å bruke penger på sikkerhet tidligst mulig, er fornuftige investeringer.

– Rusta investerte i ’risk management’ før de gikk inn i Norge, og har siden fått avkastning i mangfold fordi de gjorde det riktige i forkant.

– Som nødvendigvis betyr at svinn ikke har vært noe stort problem for Rusta i Norge?

– Nei. Som i hele varehandelen vil også Rusta kunne oppleve svinn, men gode rutiner og høy involvering av de ansatte i svinn- og sikkerhetsarbeid er essensielt for å minimere dette, sier Erlend Kramer som er country manager for Norge i Rusta.

Stort forbedringspotensial

Et illustrerende eksempel på hyppige varetellinger, uavhengig av Rusta: Hvis butikken selger parfyme, kan det være smart å foreta telling av de dyreste parfymene oftest. Resultatet av opptellingen sammenholdes med omsetningen siste måned. Da blir avvik avdekket raskt og vi kan arbeide videre for å finne ut om det skyldes utro medarbeider eller en butikktyv som er på ferde.

– Dette gjelder alle bransjer, dagligvare ikke unntatt. Bruk hyppige bransje- og lokaltilpassede varetellinger, og la medarbeidere ta del i disse kontrollene som tiltak mot internt svinn! Her har norsk handelsnæring et stort potensial til forbedring. Alle som jobber i butikken skal føle eierskap til varene, avslutter Steinar Vadla Risa.